Qu'est-ce que la gestion locative ?

La gestion locative correspond à l'administration quotidienne d'un bien immobilier donné en location.

Elle ne se limite donc pas à encaisser un loyer chaque mois. Elle englobe toutes les démarches qui permettent de faire fonctionner la relation entre le propriétaire et son locataire dans de bonnes conditions.

La gestion d'une location commence généralement par la préparation du logement et la recherche d'un locataire. Elle se poursuit ensuite avec la rédaction du bail, l'état des lieux, le suivi des paiements, les éventuelles réparations et, enfin, le départ du locataire.

Trois grandes dimensions peuvent être distinguées :

• la gestion administrative : bail, documents, quittances, correspondances ;
• la gestion financière : loyers, charges, dépôt de garantie, impayés ;
• la gestion technique : entretien, réparations, sinistres et interventions dans le logement.

Le propriétaire n'est pas obligé de déléguer ces tâches. Il peut gérer lui-même son logement, déléguer certaines missions ou confier l'ensemble de la gestion à un professionnel.

Que comprend la gestion locative ?

Les missions de gestion évoluent au fil de la vie du bail.

Certaines interviennent uniquement lors de la mise en location, tandis que d'autres se répètent chaque mois ou chaque année.

Recherche du locataire

Avant de louer un logement, le propriétaire doit d'abord trouver un candidat adapté.

Cette étape peut notamment comprendre :

• l'estimation du loyer ;
• la rédaction et la diffusion de l'annonce ;
• l'organisation des visites ;
• la réception des dossiers ;
• la vérification des justificatifs pouvant légalement être demandés ;
• l'analyse de la solvabilité des candidats ;
• la sélection du locataire.

Le choix du locataire ne doit pas reposer uniquement sur le niveau de revenus. Le propriétaire doit également respecter les règles applicables à la sélection des candidats et éviter tout critère discriminatoire.

Une sélection rigoureuse permet néanmoins de réduire le risque d'impayés et de commencer la relation locative sur des bases claires.

Rédaction du bail

Une fois le locataire choisi, le propriétaire et le locataire signent un contrat de location, généralement appelé bail.

Ce document définit notamment :

• l'identité des parties ;
• le logement concerné ;
• la durée de la location ;
• le montant du loyer ;
• les modalités de paiement ;
• les charges ;
• le dépôt de garantie lorsqu'il est prévu ;
• les conditions de révision du loyer ;
• les droits et obligations des parties.

Le contenu du bail dépend notamment du type de location : logement vide, meublé, colocation ou location de courte durée.

Des documents complémentaires peuvent également devoir être annexés au contrat.

La rédaction du bail est donc une étape importante de la gestion locative. Une erreur ou une clause inadaptée peut créer des difficultés plusieurs mois plus tard.

État des lieux

L'état des lieux permet de décrire précisément l'état du logement et de ses équipements au moment de l'entrée puis du départ du locataire.

L'objectif est simple : pouvoir comparer l'état du bien au début et à la fin de la location.

Un état des lieux suffisamment détaillé facilite notamment la distinction entre :

• l'usure normale du logement ;
• une dégradation imputable au locataire ;
• un problème déjà présent lors de son entrée.

Photos, relevés de compteurs, état des sols, murs, équipements ou mobilier peuvent ainsi être consignés avec précision.

L'état des lieux est également étroitement lié à la gestion du dépôt de garantie lors du départ du locataire.

Encaissement des loyers

Pendant la location, l'une des missions principales consiste à suivre le paiement des loyers.

Le propriétaire doit pouvoir identifier :

• les sommes dues ;
• les paiements reçus ;
• les éventuels retards ;
• les charges versées ;
• les régularisations ;
• les éventuelles sommes restant à payer.

Dans une gestion simple, quelques logements peuvent être suivis avec un tableau ou un logiciel.

À mesure que le nombre de biens augmente, l'automatisation du suivi peut devenir particulièrement utile pour éviter les oublis.

En cas de retard de paiement, une réaction rapide permet également d'ouvrir le dialogue avec le locataire avant que la situation ne se dégrade.

Quittances de loyer

La quittance de loyer est un document attestant que le locataire a payé intégralement les sommes dues pour une période donnée.

Elle permet notamment de distinguer :

• le montant du loyer ;
• le montant des charges.

La gestion des quittances constitue une tâche récurrente pour le propriétaire.

Elle peut être réalisée manuellement, automatiquement à l'aide d'un logiciel ou directement par le professionnel chargé de la gestion du logement.

Une bonne organisation permet également de conserver l'historique des quittances et des paiements associés.

Gestion des charges

Certaines dépenses liées au logement peuvent être récupérées auprès du locataire.

Lorsque celui-ci verse chaque mois une provision sur charges, les sommes perçues doivent être rapprochées des dépenses réellement récupérables.

La gestion des charges consiste donc notamment à :

• identifier les dépenses récupérables ;
• enregistrer les provisions versées ;
• calculer la régularisation ;
• transmettre les informations utiles au locataire ;
• conserver les justificatifs nécessaires.

La difficulté dépend fortement du type de logement et de l'organisation de la copropriété.

Un appartement situé dans une copropriété avec de nombreuses charges nécessite généralement davantage de suivi qu'une location comportant très peu de dépenses récupérables.

Révision du loyer

Le loyer ne peut pas être augmenté librement en cours de bail.

Lorsqu'une révision du loyer est possible, elle doit respecter les conditions prévues par le contrat de location et la réglementation applicable.

La gestion locative consiste alors à vérifier notamment :

• si le bail prévoit une clause de révision ;
• à quelle date elle peut intervenir ;
• quel indice doit être utilisé ;
• quel est le nouveau montant du loyer ;
• si d'autres restrictions s'appliquent au logement.

Pour les locations concernées, l'indice de référence des loyers (IRL) constitue notamment une donnée importante pour calculer une révision annuelle.

Le propriétaire doit donc suivre les échéances et conserver l'historique des différents montants de loyer.

Gestion des impayés

Un retard de paiement ne signifie pas nécessairement qu'une procédure contentieuse doit être engagée immédiatement.

La première étape consiste généralement à identifier l'origine du problème et à prendre contact avec le locataire.

Selon la situation, la gestion d'un impayé peut ensuite comprendre :

• une relance ;
• une demande de régularisation ;
• la recherche d'une solution amiable ;
• la mobilisation d'une éventuelle garantie ;
• puis, lorsque cela devient nécessaire, des démarches plus formelles.

La rapidité du suivi est importante.

Plus un impayé ancien s'accumule, plus le montant à récupérer peut devenir difficile à absorber pour le locataire comme pour le propriétaire.

Certains bailleurs choisissent également de souscrire une garantie contre les loyers impayés afin de limiter le risque financier.

Départ du locataire

La gestion locative ne s'arrête pas au dernier loyer payé.

Le départ du locataire nécessite encore plusieurs démarches :

• réception et traitement du congé ;
• organisation de l'état des lieux de sortie ;
• relevé des compteurs lorsque nécessaire ;
• comparaison avec l'état des lieux d'entrée ;
• calcul d'éventuelles retenues justifiées ;
• régularisation des sommes restant dues ;
• restitution du dépôt de garantie ;
• récupération des clés.

Une fois le logement libéré, le propriétaire peut également devoir prévoir des travaux avant de rechercher un nouveau locataire.

Le cycle de gestion recommence alors.

Gérer son logement soi-même ou déléguer ?

Un propriétaire peut parfaitement gérer lui-même son bien locatif.

Il n'existe donc pas une seule manière de faire de la gestion locative.

En pratique, trois grandes solutions sont possibles :

Gérer soi-même sa location

La gestion directe permet au propriétaire de conserver le contrôle sur l'ensemble des décisions.

Il choisit lui-même son locataire, suit les loyers, prépare les documents et échange directement avec l'occupant.

Cette solution est particulièrement adaptée à un propriétaire :

• disposant de temps ;
• souhaitant limiter ses frais ;
• connaissant suffisamment les règles de la location ;
• possédant un nombre limité de logements.

En contrepartie, il doit assurer lui-même la veille réglementaire et rester disponible lorsqu'un problème survient. Pour comparer plus en détail cette option à la délégation, consultez notre page agence ou soi-même.

Confier la gestion à un professionnel

Une autre possibilité consiste à déléguer tout ou partie de la gestion.

Le professionnel peut alors prendre en charge, selon le contrat conclu :

• la recherche du locataire ;
• la rédaction du bail ;
• les états des lieux ;
• l'encaissement des loyers ;
• les quittances ;
• les charges ;
• les relances ;
• certaines interventions techniques.

Cette solution permet de réduire fortement le temps consacré au logement, mais elle entraîne des frais.

Le propriétaire conserve par ailleurs un rôle dans certaines décisions importantes, selon l'étendue des pouvoirs confiés au gestionnaire dans le mandat de gestion.

Utiliser un logiciel

Le logiciel de gestion locative constitue une solution intermédiaire.

Le propriétaire continue à gérer son logement mais automatise certaines tâches :

• suivi des loyers ;
• génération des quittances ;
• indexation des documents ;
• révision du loyer ;
• rappels d'échéances ;
• suivi des charges ;
• centralisation des informations sur les locataires.

Cette solution peut convenir à un bailleur qui souhaite rester autonome tout en réduisant la charge administrative.

Combien coûte la gestion locative ?

Le coût dépend principalement de la manière dont le logement est géré.

Gestion en direct

Un propriétaire qui réalise lui-même les démarches ne paie pas d'honoraires de gestion à un intermédiaire.

Cela ne signifie pas pour autant que la gestion est entièrement gratuite.

Certaines dépenses peuvent subsister :

• logiciel ;
• assurance ;
• état des lieux externalisé ;
• rédaction de documents ;
• prestations juridiques ;
• interventions techniques.

Il faut également prendre en compte le temps consacré à la gestion.

Gestion avec un logiciel

Les logiciels de gestion locative peuvent proposer :

• une version gratuite ;
• un abonnement mensuel ;
• un abonnement annuel ;
• une tarification liée au nombre de logements.

Le coût reste généralement indépendant du niveau de loyer, contrairement à de nombreuses prestations réalisées par une agence.

Avant de choisir un outil, il est utile de vérifier les fonctionnalités réellement incluses : quittances, suivi des charges, états des lieux, révision du loyer, documents ou encore assistance. Notre comparatif des logiciels de gestion locative détaille ces critères.

Gestion déléguée

Lorsqu'une agence ou un administrateur de biens prend en charge le logement, les honoraires sont généralement liés aux prestations prévues dans le mandat.

Plusieurs coûts peuvent être distingués :

• gestion courante ;
• mise en location ;
• recherche du locataire ;
• rédaction du bail ;
• état des lieux ;
• assurance loyers impayés ;
• prestations exceptionnelles.

Comparer uniquement le pourcentage affiché peut donc être trompeur.

Avant de signer, il est préférable de regarder le coût global de la prestation et les services réellement inclus.

Une offre moins chère peut prévoir davantage de prestations facturées séparément. Le détail des tarifs pratiqués est expliqué sur notre page frais de gestion locative.

Le mandat de gestion locative

Lorsqu'un propriétaire confie la gestion de son logement à un professionnel, les missions de ce dernier sont encadrées par un mandat de gestion locative.

Ce document précise les opérations que le gestionnaire est autorisé à réaliser pour le compte du propriétaire.

Il peut notamment prévoir :

• l'encaissement des loyers ;
• la délivrance des quittances ;
• la gestion des charges ;
• la recherche d'un locataire ;
• la signature de certains documents ;
• le suivi des travaux ;
• la gestion des impayés ;
• les échanges avec le locataire.

Le mandat définit également généralement :

• sa durée ;
• les honoraires ;
• les modalités de renouvellement ;
• les conditions permettant d'y mettre fin ;
• les pouvoirs accordés au gestionnaire.

Tous les propriétaires ne délèguent pas les mêmes missions. Certains souhaitent confier pratiquement toute la gestion, tandis que d'autres conservent par exemple la recherche du locataire ou la gestion des travaux.

Il est donc important de lire précisément le mandat plutôt que de se limiter au tarif annoncé. Pour aller plus loin, consultez nos pages dédiées : fonctionnement du mandat de gestion locative, résiliation d'un mandat.

Agence ou logiciel de gestion locative ?

Une agence et un logiciel ne répondent pas exactement au même besoin.

Une agence réalise des tâches à la place du propriétaire. Un logiciel aide le propriétaire à les réaliser lui-même.

C'est la principale différence.

L'agence peut être pertinente si...

Le recours à un professionnel peut être intéressant lorsque le propriétaire :

• manque de temps ;
• habite loin du logement ;
• possède plusieurs biens ;
• souhaite un intermédiaire avec le locataire ;
• préfère déléguer une grande partie des démarches ;
• souhaite être accompagné lorsqu'une situation complexe apparaît.

Le principal inconvénient est le coût de cette délégation.

Le logiciel peut être pertinent si...

Un logiciel convient davantage au propriétaire qui :

• souhaite conserver la maîtrise de sa location ;
• veut limiter ses frais ;
• cherche à automatiser les tâches répétitives ;
• gère lui-même les échanges avec ses locataires ;
• souhaite centraliser ses documents et paiements.

Le logiciel ne remplace toutefois pas entièrement le propriétaire.

Une décision, un conflit, un problème technique ou une situation juridique particulière peut toujours nécessiter une intervention humaine.

Il est également possible de combiner les solutions

Le choix n'est pas nécessairement binaire.

Un propriétaire peut par exemple :

• utiliser un logiciel au quotidien ;
• confier ponctuellement un état des lieux ;
• faire rédiger un document par un professionnel ;
• solliciter un conseil juridique en cas de litige.

La bonne solution dépend donc moins du nombre de fonctionnalités que du niveau de délégation recherché.

Comment fonctionne la gestion locative en ligne ?

La gestion locative en ligne repose sur des outils numériques permettant de réaliser tout ou partie des démarches à distance.

Cette expression peut toutefois désigner deux modèles différents.

La gestion déléguée en ligne

Dans ce premier modèle, le propriétaire confie son logement à une société de gestion.

La relation avec le gestionnaire et le suivi du logement sont principalement réalisés depuis une plateforme ou un espace client.

Le propriétaire peut alors retrouver en ligne :

• les loyers reçus ;
• les documents ;
• les comptes rendus ;
• les échanges ;
• les informations relatives à son locataire.

La gestion reste néanmoins effectuée par un professionnel.

La gestion autonome avec un logiciel

Dans le second modèle, le propriétaire conserve la gestion de son logement.

La plateforme lui fournit simplement les outils nécessaires pour organiser ses démarches.

Il peut par exemple :

• créer une quittance ;
• suivre un paiement ;
• stocker un bail ;
• préparer une révision de loyer ;
• enregistrer une dépense ;
• retrouver les informations d'un locataire.

Ce modèle permet de réduire les tâches administratives sans déléguer entièrement la relation locative.

Avant de choisir une solution de gestion en ligne, il est donc important de vérifier qui réalise réellement les démarches : le propriétaire ou le prestataire.

La gestion selon le type de location

Toutes les locations ne se gèrent pas de la même manière.

Les documents, la durée du bail, le niveau de rotation des occupants ou les contraintes quotidiennes peuvent varier fortement selon le type de logement.

Location nue

La location nue correspond à un logement loué sans le mobilier nécessaire à la vie quotidienne du locataire.

Elle est généralement associée à une occupation relativement longue.

La gestion repose notamment sur :

• la recherche du locataire ;
• la rédaction du bail ;
• l'état des lieux ;
• le suivi des loyers ;
• la gestion des charges ;
• les réparations ;
• la révision du loyer ;
• le départ du locataire.

Pour un propriétaire recherchant une gestion relativement stable avec peu de rotations, la location nue peut nécessiter moins d'interventions liées aux changements d'occupants.

Location meublée

Un logement meublé doit comporter les équipements nécessaires pour permettre au locataire d'y vivre normalement dès son arrivée.

La gestion comporte donc une dimension supplémentaire : le suivi du mobilier et des équipements.

L'état des lieux et l'inventaire prennent notamment une importance particulière.

Lors du départ du locataire, le propriétaire doit pouvoir vérifier l'état :

• du mobilier ;
• de l'électroménager ;
• de la literie ;
• des équipements fournis avec le logement.

La location meublée peut également connaître une rotation plus importante des locataires selon le public visé.

Colocation

Une colocation implique plusieurs occupants dans le même logement.

La gestion peut donc devenir plus complexe.

Le propriétaire doit notamment organiser :

• la relation avec plusieurs locataires ;
• les entrées et sorties ;
• la répartition des paiements ;
• les éventuels changements de colocataires ;
• les états des lieux ;
• le dépôt de garantie ;
• la gestion des espaces communs.

Le fonctionnement dépend également de la manière dont les contrats de location sont organisés.

Une bonne centralisation des informations devient donc particulièrement utile.

Courte durée

La location de courte durée présente un fonctionnement très différent d'une location classique.

Le nombre d'occupants successifs est beaucoup plus important et la gestion se rapproche davantage d'une activité d'exploitation régulière.

Elle peut notamment nécessiter :

• gestion des réservations ;
• échanges fréquents avec les voyageurs ;
• organisation des arrivées et départs ;
• ménage ;
• linge ;
• maintenance ;
• tarification ;
• suivi des disponibilités.

Les règles applicables peuvent également varier selon le logement et sa localisation.

Un propriétaire souhaitant exploiter un logement en courte durée doit donc vérifier les règles qui s'appliquent localement avant de commencer son activité.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la gestion locative ?

La gestion locative regroupe toutes les opérations nécessaires pour administrer un logement loué : recherche du locataire, bail, état des lieux, encaissement du loyer, quittances, charges, révision du loyer, travaux, impayés et départ du locataire.

Qui peut faire de la gestion locative ?

Un propriétaire peut gérer lui-même son logement. Il peut également confier tout ou partie de cette gestion à un professionnel. Lorsqu'un professionnel agit pour le compte du propriétaire, ses missions sont définies dans un mandat de gestion.

Est-il obligatoire de passer par une agence ?

Non. Un propriétaire peut gérer lui-même son logement s'il souhaite rester autonome. Le recours à une agence constitue une solution de délégation, mais ce n'est pas une obligation générale.

Combien coûte la gestion locative ?

Le coût dépend de la solution choisie. La gestion directe évite les honoraires d'un intermédiaire mais demande du temps. Un logiciel fonctionne généralement avec un abonnement ou une tarification liée au nombre de logements. Une gestion déléguée peut comprendre plusieurs catégories d'honoraires selon les prestations incluses.

Que fait une agence de gestion locative ?

Selon le mandat conclu avec le propriétaire, une agence peut notamment rechercher un locataire, préparer le bail, réaliser ou organiser l'état des lieux, encaisser les loyers, envoyer les quittances, gérer les charges, suivre les impayés et coordonner certaines interventions dans le logement.

Quel est l'intérêt d'un logiciel de gestion locative ?

Un logiciel permet principalement d'automatiser et de centraliser certaines tâches : suivi des loyers, quittances, charges, documents, échéances ou révisions de loyer. Le propriétaire reste toutefois responsable de la gestion de son logement.

Quelle est la différence entre une agence et un logiciel ?

Une agence prend en charge certaines tâches pour le compte du propriétaire. Un logiciel fournit au propriétaire les outils nécessaires pour effectuer lui-même ces démarches. Le choix dépend donc principalement du niveau de délégation recherché.

Qu'est-ce qu'un mandat de gestion locative ?

Le mandat de gestion locative est le contrat qui définit les missions confiées par le propriétaire à un professionnel chargé d'administrer son logement. Il précise notamment les pouvoirs du gestionnaire, ses honoraires, la durée du mandat et les conditions de résiliation.

Peut-on changer de gestionnaire en cours de location ?

Un changement de gestionnaire est possible, mais il faut respecter les conditions prévues par le mandat en cours. Le changement n'entraîne pas nécessairement la fin du bail du locataire, qui peut continuer à occuper le logement.

Comment choisir sa solution de gestion locative ?

Le choix dépend principalement du temps disponible, du nombre de logements, de l'éloignement géographique, du budget et du niveau d'autonomie souhaité. Un propriétaire expérimenté avec un seul logement peut privilégier une gestion directe ou un logiciel, tandis qu'un bailleur souhaitant déléguer davantage pourra se tourner vers un professionnel.